ЭП для электронного документооборота

Все больше компаний, предприятий переходят на электронный документооборот. Значительный перечень удобств, которые предоставляет такой процесс, заставляет юридических лиц и ИП искать способы и инструменты, необходимые для обеспечения нормального функционирования системы ЭДО. Одним из таких инструментов является электронная подпись, которая представляет собой уникальный набор символов, позволяющих использовать его в качестве аналога собственноручной подписи.

За получением необходимого типа ЭП и оформлением всех сопутствующих инструментов вы можете обратиться в ЦС «Делотест». Вы не только оформите саму ЭП, но и получите бесплатную консультацию по вопросам организации документооборота в таком формате и всем сопутствующим действиям для его качественного функционирования.

Кому нужна электронная подпись для ЭДО

Необходимость оформления ЭП для ДО возникает у многих организаций и предприятий, которые намерены решить следующие задач:

• регистрация входящей документации и той, что направляется в другие государственные и коммерческие учреждения, компании;
• ведение учета резолюций, которые были выданы руководством организации, постановка документации на контроль;
• ведение контроля выполнения действий и поручений, указанных в документации;
• значительное сокращение времени на ДО в стандартной форме;
• сокращение расходов на доставку документации по причине отсутствия необходимости личного посещения контрагентов, филиалов, отправку их почтой и пр.;
• более качественное ведение информационной работы;
• возможность формирования отчетов в ускоренном режиме как по конкретному отделу, так и по всей организации в целом.
• создание единого электронного архива, присутствие которого значительно облегчает поиск необходимой документации, одновременное обращение к одному и тому же документу сразу нескольких сотрудников, имеющих доступ к документальной базе.

Использование такой системы имеет массу преимуществ, в ходе которых значительно упрощаются многие процедуры, а большинство действий осуществляется при помощи напоминания автоматически функционирующей системы.

ЭЦП для электронного документооборота – один из важных инструментов такого процесса. Без присутствия электронной подписи невозможно будет осуществлять визирование документации и обеспечивать необходимый уровень защиты. Законодательно определено несколько типов подписей, применяемых в различных сферах. Среди них:

• простая. Она может применяться в ЭДО по предварительной договоренности, но используется редко по причине низкой степени защиты;
• усиленная. Может быть квалифицированной или неквалифицированной и снабжается дополнительными средствами, обеспечивающими ее функционирование.

При обращении к нам предпринимателей мы рекомендуем оформлять квалифицированную ЭП. Это связано с тем, что она имеет больше степеней защиты и не требует дополнительного соглашения между сторонами документооборота. Кроме того, присутствие КЭП позволяет выполнять массу других функций.

При намерении перейти на ЭДО, компания должна будет пройти следующие этапы:

• отражение факта того, что компания будет работать с применением ЭДО в учетной политике;
• анализ существующего ДО в его стандартной форме, определение недостатков и потерь с целью устранения таких моментов в новой системе;
• определение технического решения для ДО. Это может быть веб-версия или интеграция;
• выбор оператора;
• подключение контрагентов, с которыми будет осуществляться документальный оборот (при условии, что планируется переход к такому режиму не для внутренних нужд компании);
• обращение в УЦ для получения ЭП. Тип подписи определяется по договоренности с теми контрагентами, которые дали свое согласие на такой способ организации ДО.

При организации документооборота стоит учитывать, что сроки хранения информации совпадают с теми, что законодательно определены по отношению к бумажной документации.

Кроме необходимости оформления электронной подписи, которую вы можете заказать в нашем ЦС, важным моментом является также и выбор оператора. Оператор представляет собой организацию, которая обладает достаточными возможностями для обеспечения ДО, имеющего юридическую значимость, и позволяющего полноценно использовать ЭП. Необходимость поиска оператора связана с тем, что возможность осуществления ЭДО обеспечивается посредством выполнения двух основных условий:

• подписания документов при помощи заранее оформленной ЭП;
• выполнения передачи документации при помощи оператора ЭДО.

Оператор перед оказанием услуг в данной сфере должен получить соответствующую лицензию, которая дает право работы с сертификатами ЭП и средствами шифрования. Также такая лицензия дает возможность предоставления услуг связи.

В процессе ведения документооборота и непосредственного применения для этих целей ЭП оператор выполняет следующие функции:

• выступает независимой стороной при возникновении спорных ситуаций;
• осуществляет проверку каждого абонента, регистрируемого в системе. Таким образом обеспечивается достоверность предоставляемой информации;
• фиксирует историю создания и изменения каждого из документов;
• хранит всю документацию в течение отведенного законом срока;
• поддерживает каждого пользователя с момента обращения и до полного внедрения системы ЭДО.

Как получить ЭЦП для электронного документооборота

Для получения ЭЦП для ЭДО вам потребуется обратиться к экспертам ЦС «Делотест». Также вы можете оставить предварительную заявку на сайте нашего оператора https://ca.tensor.ru/ и специалисты сами свяжутся с вами.

При обращении необходимо собрать пакет документов, являющийся стандартным для таких случаев. Он будет состоять из свидетельства о регистрации организации, ИНН, а также паспорта, удостоверяющего личность самого заявителя и документа, свидетельствующего о присутствии у него правомочий для обращения. Для исключения предоставления ЭП лицам, не имеющим отношения к определенным предприятиям, фирмам или компаниям, вся информация тщательно проверяется.

Процедура оформления ЭП будет состоять из следующих действий

1. Предоставление заполненного заявления.
2. Подача необходимой документации.
3. Прохождение проверки.
4. Установление личности лица, направившего заявление. Для этого нашими специалистами могут быть направлены дополнительные запросы.
5. Предоставление сертификата и прочих средств для нормального и безопасного функционирования ЭП.
6. Ознакомление с необходимыми сведениями заявителя в отношении использования ЭП.
7. Если заказчик желает, мы направляем необходимую информацию в систему идентификации.

Обратившись к нам, вы сможете получить электронную подпись, которая позволит наладить электронный документооборот как внутри компании, так и с контрагентами. Все необходимые действия для получения ЭП и ее инструментов осуществляются максимально быстро, но с учетом требований и норм закона.