Эксплуатационная документация (ЭД) выполняет несколько основных функций. Первая – обеспечение безопасного использования устройств, приборов, механизмов, оборудования промышленного и бытового типа. Вторая – соблюдение требований для создания необходимых условий эксплуатации объекта и увеличения его ресурса, срока службы. Именно в ЭД подробно описывается конструкция изделия, устанавливаются порядок, методы и периодичность технического осмотра, возможные поломки и их причины, что позволяет провести диагностику оборудования и осуществить своевременный ремонт.
Виды эксплуатационной документации
ЭД могут быть представлены в виде текстовых, мультимедийных, визуальных конструкторских документов, которые содержат основные сведения о продукции и определяют условия ее использования.
К основным разновидностям ЭД согласно с ГОСТ Р 2.610-2019 относятся:
- инструкции по сборке, установке, монтажу;
- руководство по эксплуатации (РЭ);
- формуляры;
- этикетки;
- тех.паспорта;
- обоснование безопасности (ОБ);
- нормы расхода материалов;
- каталог изделий;
- ведомость эксплуатационных документов;
- иные.
Некоторые из перечисленных документов являются частью доказательной базы для проведения оценки соответствия и должны сопровождать товар на всех этапах жизненного цикла. Так, например, формуляр содержит сведения о конструкции, комплектности изделия, описывает его основные характеристики, показатели, свойства, информацию о тех.состоянии продукции, устанавливает порядок утилизации. Формуляр в процессе эксплуатации изделия дополняется информацией об условиях работы, ее длительности, проведенных ТО и ремонтах. Паспорт изделия содержит практически ту же информацию, что и формуляр, но в него не требуется вносить дополнительные данные.
Основные требования к содержанию и оформлению ЭД
Любые виды ЭД не должны противоречить действующим в настоящий законодательно установленным требованиям.
Структура и содержание документов зависит от их вида. Инструкции, руководства, формуляр, паспорт, обоснование безопасности – многостраничные документы, состоящие из титульного листа, основного и справочного раздела. На титульном листе указывается название документа, его регистрационный номер, данные о разработчике, объекте, в отношении которого он действует. Справочный раздел состоит из приложений, графиков, иллюстраций, таблиц, чертежей, списков использованной нормативной документации.
В большинстве случаев содержание основного раздела ЭД отражает следующую информацию:
- описание изделия, основных его характеристик, комплектности, конструкционных особенностей;
- область применения;
- условия, требуемые для безопасного использования;
- особенности перевозки, хранения продукции;
- ресурс, срок эксплуатации, негативные последствия при его превышении;
- особенности проведения технических осмотров и ремонтных работ;
- используемые методы и полученные результаты контрольных мероприятий;
- особенности реализации.
При внесении изменений в конструкцию изделий, расширении области применения устройства, изменении условий или технологии производства, если увеличивается срок службы, нужно внести изменения и в ЭД.
Как правило, все виды ЭД действуют бессрочно – до окончания срока эксплуатации продукции.
Раздел 16 профильного ГОСТ Р 2.610-2019 подробно описывает требования по разработке и использованию эксплуатационной документации в электронном виде – ИЭД (интерактивная ЭД). В связи с активным распространением цифровизации использование ИЭД становится все более удобным, так как позволяет гораздо быстрее получить доступ к документам, предоставить их одновременно достаточно широкой аудитории пользователей, сгруппировать все виды ЭД в один файл ИЭД. В стандарте подробно описываются требования как непосредственно к ИЭД, так и к организации базы данных, в которую она включена, функционированию ЭСО – комплексу программного обеспечения, посредством которого предоставляется доступ к ИЭД.
Этапы разработки эксплуатационной документации
Основаниями для разработки ЭД могут выступать:
- опытные сведения, полученные на других однотипных продуктах;
- результаты НИОКР;
- экспертные заключения, сформированные по результатам анализа технологичности продукции в готовом виде, ее частей, а также аналогов;
- рабочая конструкторская и проектировочная документация;
- результаты испытаний образцов.
Разработка эксплуатационно-технической документации в большинстве случаев проводится самостоятельно производителем. Но законодательством не запрещается передавать данную функцию экспертным организациям. К тому же на предприятиях не всегда есть собственный штат специалистов, которые занимались бы разработкой тех.документации. Учитывая также, что часто это разовый процесс, более рациональным является делегирование разработки ЭД сторонним специалистам.
Предприниматель для заказа услуг по разработке ЭД должен подготовить следующий комплект данных:
- письменное заявление;
- регистрационные свидетельства ОГРН и ИНН (копии);
- подробное описание продукции в производной форме;
- тех.характеристики товаров и особенности их использования;
- иные.
После анализа представленных сведений эксперт формирует макет тех.документа и передает его на согласование заказчику. При необходимости вносятся корректировки и поправки, после чего оформляется итоговый вариант и передается заявителю.
Практически все виды эксплуатационной документации должны быть заверены руководителем и зарегистрированы во внутренней системе документов компании.
Более подробную информацию об особенностях разработки эксплуатационных документов, сроках и стоимости услуг, можно получить у специалистов «ДЕЛОТЕСТ». Консультации бесплатны.
